L’utilisation des PDA dans la distribution de pièces

Le 03 mars 2024

Depuis quelque temps, l’utilisation des PDA (Personal Digital Assistant ou Assistant Numérique Personnel en français) marque un tournant dans la gestion logistique de toute entreprise. Dans le cas de la distribution de pièces détachées, avec un nombre élevé de références disponibles et de commandes préparées par jour, l’utilisation de dispositifs comme les PDA est particulièrement recommandée.

Dans cet article, nous passerons en revue la question de l’utilisation des PDA pour la gestion des entrepôts et notamment les processus logistiques qui peuvent être réalisés avec un lecteur de codes à barres, ainsi que les avantages de son utilisation, les changements dans le processus de travail ou encore l’organisation physique qu’il implique. Enfin, nous verrons comment le PDA peut être connecté à un ERP pour une gestion intégrée de l’activité de distribution de pièces détachées.

Processus logistiques et avantage d’un PDA pour la gestion de la distribution

En entrepôt, le PDA est intégré dans la plupart des processus de prélèvement et de réapprovisionnement :

Préparation des commandes pour le client final : picking, validation et expédition
Autres sorties de marchandises : retours fournisseur, transferts entre entrepôts
Contrôle des stocks et de l’inventaire
Réception des commandes

Les principaux avantages de l’utilisation des PDA dans tous ces processus sont la rapidité, la productivité ainsi que la réduction des erreurs, et ce pour des raisons évidentes : en s’appuyant sur un appareil, la marge d’erreur de la gestion manuelle est éliminée et le travail est facilité.

Exemple : les données de localisation des références dans un entrepôt (emplacements) sont récoltées avec le PDA en une seule étape. Ainsi, il n’est pas nécessaire qu’une autre personne intervienne ensuite pour saisir les données de localisation réelle dans le système de gestion.

Autre exemple de l’utilisation d’un PDA : après extraction de la marchandise, vous pouvez effectuer une validation supplémentaire de la commande du client, avant qu’elle ne soit expédiée. Cela permet avant tout d’éviter les retours tant redoutés et les pertes qu’ils causent.

Par ailleurs, les avantages d’un PDA incluent :

La meilleure traçabilité des produits : vous pouvez savoir en temps réel à quel moment du processus de préparation ou de réception se trouve une référence particulière.
La facilité de formation du personnel et la simplification de la gestion : l’équipe travaillant dans l’entrepôt ne doit pas nécessairement être composée de spécialistes de la distribution de pièces détachées. Ce profil spécifique peut être alors réservé au service téléphonique ou au comptoir pour prendre note des commandes et réduire le pourcentage de commandes retournées.

Quels sont les changements engendrés par l’utilisation des PDA dans le processus de travail de la distribution ?

Un des changements fondamentaux réside dans la gestion centrée autour des commandes. En effet, celles-ci sont classées en fonction du processus de préparation et du type de livraison. Ainsi, une méthode de classification possible ressemblerait à ceci :

Commandes urgentes
Commandes par itinéraire
Commandes par agence de transport

Pour chaque type de commande, différents protocoles peuvent être adoptés en termes de validation, d’extraction et d’expédition. Le PDA, quant à lui, vous informera automatiquement de l’état de préparation de chaque commande et permettra d’imprimer les bons de livraison pour le client.

La conséquence la plus visible de l’utilisation du PDA en entrepôt est la souplesse des flux de travail :

L’état d’avancement du travail dans l’entrepôt étant suivi en temps réel, le personnel peut facilement passer de la préparation des commandes au dépôt des marchandises. Ainsi, les tâches peuvent être adaptées rapidement car des informations fiables sont disponibles pour prendre des décisions et travailler efficacement.
Les informations en temps réel entre la réception et la préparation des commandes permettent de traiter immédiatement les demandes des clients. Cela est par ailleurs très utile dans la distribution de pièces détachées car les délais de livraisons ont tendance à se raccourcir de plus en plus pour satisfaire les demandes des clients.

Et quels changements concernant l’organisation physique de l’entrepôt ?

Tout d’abord, vous devez vous assurer que vous disposez d’une connexion Wi-Fi ou 3G pour relier le PDA à vos bases de données. En effet, la qualité de connexion doit être optimale afin de disposer d’informations en temps réel sur votre entrepôt.

Deuxièmement, tous vos produits et emplacements doivent être étiquetés :

Produits : la plupart d’entre eux sont déjà étiquetés par le fournisseur. Si ce n’est pas le cas, assurez-vous de le faire dès la réception pour éviter toute erreur manuelle.
Emplacements : l’ensemble de l’entrepôt doit être étiqueté avant de commencer à travailler avec votre PDA. La taille minimale de l’étiquette dépendra par exemple de la longueur des bacs et ne devrait pas dépasser 15 chiffres.

Lier son PDA et son ERP : le cas de Winpro Pièces

Tout ce qui a été mentionné précédemment ne serait pas d’une grande utilité si le PDA n’était pas lié à votre système de gestion. Dans le cas de notre ERP Winpro Pièces, il existe une interface spécifique avec Ino’Scan (un PDA Infopro Digital Automotive). Ce dernier dispose par exemple des fonctionnalités suivantes :

Saisie des inventaires
Enregistrement des pièces dès réception
Préparation des commandes clients et édition des bons de livraison
Edition des étiquettes codes-barres pour chaque article
Lecture des codes-barres
Contrôles ponctuels pour correction des écarts entre stock virtuel et réel

Tous les processus peuvent donc être réalisés au moyen de codes-barres, ce qui améliore les différentes tâches logistiques :

Inventaires et contrôle des stocks : meilleure fiabilité
Réception des marchandises : plus de rapidité et avec moins d’erreurs de localisation ainsi qu’un contrôle plus efficace des différences entre les marchandises facturées et reçues.
Préparation des commandes : plus de rapidité et avec moins d’erreurs
Contrôle des utilisateurs : plus d’efficacité car toutes les lignes préparées par les utilisateurs sont enregistrées et peuvent être analysées ou classées par type (stocks, emplacements par achats entrants, retours clients, extractions de commandes clients, etc.)